Näitä tietosuojaselosteita voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.6.2023

Palvelun tarjoaja

SchoolDay LLC, 7222597

850 New Burton Road
Suite 201
Dover DE 19904

https://schoolday.com

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

Käsittelemme henkilötietoja School Day -palvelussa henkilötietojen käsittelijänä asiakasorganisaatioidemme toimiessa rekisterinpitäjinä. Rekisterinpitäjä on organisaatio (oppilaitos) jossa palvelua käytät.

School Day -palveluun tallennettuja tietoja käytetään sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseen School Day -palvelun asiakkaillemme.

Palvelussamme olevia henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@schoolday.com.

Tietosuojavastaava: Juha Engman, +358 44 753 2990, info@schoolday.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Koulussasi tai oppilaitoksessasi on otettu käyttöön School Dayn tuottama palvelu, jonka tarkoituksenmukainen toiminta edellyttää henkilötietojesi käsittelyä. Käsittelemme henkilötietojasi kyseisten palveluiden tuottamiseksi ja kehittämiseksi sekä palvelusta ja sen toiminnasta tiedottamiseksi tarkemmin tässä selostuksessa kuvatuin tavoin.

Käsittelemme henkilötietojasi organisaatiosi lukuun, suostumuksesi ja tarvittaessa huoltajasi suostumuksen perusteella. Annat tai olet antanut suostumuksesi rekisteröityessäsi palveluun tai, jos koulusi on toimittanut meille alustavat tietosi, ottaessasi palvelun käyttöön.

Saatamme myös käsitellä henkilötietojasi palvelun kehittämiseksi ja parantamiseksi. Tällöin kyse on vain analytiikka- ja muusta palveluiden käytöstäsi kertyneestä tiedosta. Tällöin käsittelyn perusteena on liiketoiminnallinen intressimme kehittää palveluita mahdollisimman turvallisiksi ja käyttäjiä hyödyttäväksi, mikä muodostaa meille oikeutetun edun henkilötietojen käsittelyyn.

Lisäksi saatamme käsitellä henkilötietojasi muihin tarkoituksiin, mikäli olet kyseiset henkilötiedot meille itse kyseistä tarkoitusta varten luovuttanut taikka nimenomaisesti antanut suostumuksesi kyseiseen käsittelyyn.

Palvelun tietoryhmät ja rekisterin tietosisältö.

Käsittelemme rekisteröityjä ryhmiteltyinä kouluittain ja opetusryhmittäin sekä jaolla oppilaisiin/opiskelijoihin ja henkilökuntaan.

Käsitellyt tietosi voidaan jakaa karkeasti kahteen ryhmään: 1) käyttäjätiedot ja tunnistautuminen sekä 2) palvelun käytöstä kertyvät tiedot

Käyttäjätiedot ja tunnistautuminen

Käsittelemme käyttäjätietoihisi ja tunnistamiseesi liittyen seuraavia tietoja:

• Tunnistautumiseen ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana ja käyttämiesi laitteiden laitetunnukset
• Yhteystietosi, kuten nimesi ja sähköpostiosoitteesi
• Tiedot käymästäsi oppilaitoksesta ja luokasta/opetusryhmästä
• Asemasi koulussa (esimerkiksi jaolla opettaja/muu henkilökunta/oppilas)
• Mahdolliset täydentävät oppilaitoskohtaiset tiedot, kuten opetusryhmäsi ja lukujärjestyksesi
• Tiedot kanssasi tai huoltajiesi kanssa käydystä asiakaspalveluviestinnästä
• Muut meille ilmoittamasi tai palveluissamme itse syöttämäsi tiedot
• Tiedot sopimus- ja käyttöehdoista sekä sinulle tilatuista palveluista ja käyttöoikeuksista

Palvelun käytöstä kertyvät tiedot

Käsittelemämme tietosi riippuvat hieman palvelusta, mutta palveluiden tuottamiseksi, toteuttamiseksi ja kehittämiseksi saatamme käsitellä seuraavia henkilötietojasi:

• Palveluun itse oma-aloitteisesti syöttämäsi tiedot
• Palveluun kysyttäessä syöttämäsi tiedot, kuten vastaukset esitettyihin kysymyksiin
• Palvelun käytöstä kertyvä loki- ja analytiikkatieto, kuten käyttöajankohdat, laitteesi ip-osoite, käyttämäsi toiminnot ja käyttötapaa kuvaavat tiedot

Palvelun tietolähteet

Keräämme henkilötietojasi sinulta itseltäsi rekisteröityessäsi palveluun ja käyttäessäsi palveluitamme.

Lisäksi tietojasi saatetaan täydentää oppilaitoksen sellaisilla meille toimittamilla tiedoilla, joiden käsittely on tarpeen palvelun toteuttamiseksi. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi ryhmäjaot ja lukujärjestystiedot. Oppilaitos ei myöskään näe suoraan, mitä tietoja juuri sinä olet syöttänyt palveluun.

On myös mahdollista, että ennen kuin olet itse ottanut palvelua käyttöön, olemme saaneet alustavat henkilötietosi koulultasi tai oppilaitokseltasi.  Tällöin saat täsmentää tietojasi ottaessasi palvelun käyttöön.

Mikäli kuulut oppilaitoksen henkilökuntaan, voimme täydentää tietojasi työnantajasi meille toimittamilla tiedoilla, joiden käsittely on tarpeen palvelun toteuttamiseksi.

Emme käsittele terveydentilaasi, opintomenestykseesi tai muihin henkilökohtaisiin ominaisuuksiisi nimenomaisesti liittyviä tietoja ilman suostumustasi. Tällaisia tietoja saattaa kuitenkin käydä epäsuorasti ilmi käsittelemistämme edellä kuvatuista tiedoista (esimerkiksi jos kuulut tukiopetus- tai muuhun ryhmään)

Verkkopalveluissamme käytetään lisäksi evästeitä käyttäjän tunnistamisen ja palvelun käyttäjäkohtaisen mukauttamisen sekä analytiikan tarpeisiin.

Tietojen luovutus

Edes koulusi tai oppilaitoksesi ei näe sinun yksittäisiä tietojasi, vaan tarkimmillaan ryhmäkohtaisia tietojen yhdistelmiä ja analyysejä, joista yksittäinen oppilas/opiskelija ei enää ole tunnistettavissa.

Henkilötietojasi saatetaan luovuttaa lukuumme toimiville käsittelijöille, jotka ovat sitoutuneet voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla suojaamaan henkilötietojasi sekä käsittelemään niitä vain lukuumme ja antamiemme ohjeiden perusteella ja tehdyn sopimuksen mukaisesti. Esimerkkinä tällaisesta tilanteesta on pilvipalveluidemme tarjoaja.

Lisäksi henkilötietojasi voidaan luovuttaa viranomaisille, vakuutusyhtiöllesi ym. tahoille, mikäli se on lain tai muun sitovan velvoitteen vuoksi välttämätöntä. Informoimme sinua luovutuksesta mahdollisuuksien mukaan etukäteen tai viipymättä luovutuksen jälkeen, ellei lainsäädäntö sitä kiellä.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Saatamme siirtää henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle, mikäli em. alihankkijamme palvelimet sijaitsevat EU-alueen ulkopuolella. Huolehdimme tällöin henkilötietojesi suojasta edellyttämällä, että kyseinen käsittelijä käsittelee tietoja voimassaolevan eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Emme siirrä henkilötietojasi valtioihin, joiden yksityisyyden suojan tasoa Euroopan Unionin komissio ei ole pitänyt riittävänä.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta taikka voimassa oleva lainsäädäntö sitä edellyttää. Lisäksi saatamme säilyttää henkilötietojasi pidempään, mikäli pidempi säilytysaika on tarpeen muusta oikeutetusta syystä, kuten meihin mahdollisesti esitettävän oikeudellisen vaateen torjumiseksi.

Mikäli palvelussa on tietojesi perusteella luotu analytiikka- tai muuta yhdistelmädataa, saatamme säilyttää tuota yhdistelmädataa pidempäänkin. Tämä data ei kuitenkaan ole enää palautettavissa yksittäiseen henkilöön, eikä kyse enää ole henkilötiedoista.

Palvelun tietojen säilytys ja suojaus

Palvelussa olevista tiedoista ei säilytetä fyysisiä kappaleita, vaan tiedot ovat digitaalisessa muodossa hajautettuna eri järjestelmiin.

Mahdolliset fyysiset otteet tiedoista säilytetään lukituissa tiloissa ja tuhotaan säilytystarpeen päätyttyä turvallisella tavalla.

Digitaaliset tiedot sijaitsevat ajantasaisesti suojatuilla palvelimilla ylläpidetyissä ja ajan tasalla pidetyissä järjestelmissä asianmukaisesti murto- ja palosuojatuissa laitetiloissa (ns. pilvipalveluna).

Pääsy henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on rajattu ohjelmallisesti tai fyysisesti siten, että tietojasi käsittelevät ja voivat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävien suorittamiseksi se on tarpeen.

Kaikki yhtiömme työasemat on suojattu ajantasaisin käyttöjärjestelmin ja tietoturvaohjelmistoin. Tällä pyrimme varmistumaan siitä, että tietosi ovat suojattuja myös silloin kun niitä käsitellään paikallisesti.

Edellytämme alihankkijoiltamme vähintään vastaavaa tietoturvajärjestelyiden tasoa kuin mitä itse noudatamme.

Palvelun käyttäjän oikeudet

Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu edellä esitetysti suostumukseesi, sinulla on koska vain oikeus peruuttaa suostumuksesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen, eikä estä meitä käsittelemästä henkilötietojasi muilla edellä mainituilla perusteilla kyseisen perusteen mahdollistamassa laajuudessa.

Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jokaisessa lähettämässämme suorasähköpostissa on linkki, josta voit halutessasi estää suorapostitukset sähköpostiisi jatkossa.

Sinulla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut, sinua itseäsi koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta lainsäädännön näin meiltä edellyttäessä. Vastaamme pyyntöihin yhden kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Sinulla on oikeus vaatia, että havaitsemasi epätarkat tai virheelliset tiedot oikaistaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarvittaessa voimme pyytää ja sinun on toimitettava oikaisemisen kannalta tarpeellinen lisäselvitys tai muut tiedot.

Lainsäädännön edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä. Voit myös, edellytysten täyttyessä, vaatia henkilötietojesi käytön rajoittamista.

Niiltä osin kuin kyse on suostumukseesi perustuvasta automaattisesta henkilötietojen käsittelystä, sinulla on oikeus saada sinua koskevat ja toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Ensisijaisesti voit esittää oikeuksiasi koskevat pyynnöt oppilaitoksellesi, joka on rekisterin pitäjä. Voit myös lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt ja vaatimukset kirjallisesti tai sähköpostitse lähetettynä edellä esitettyihin yhteystietoihimme. Voit myös esittää pyynnön paikan päällä toimistollamme. Ennen kuin voimme toteuttaa pyyntösi, sinun on varmennettava henkilöllisyytesi luotettavalla tavalla.

Erimielisyydet ja oikeussuoja

Mahdolliset erimielisyydet toivomme ratkaistavan ensisijaisesti neuvottelemalla. Sinulla on myös oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia kansallisen tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi. Suomen kansallinen tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite:        Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite:          PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti:          tietosuoja@om.fi

Vaihde:                 029 56 66700

Faksi:                    029 56 66735

Rekisterin pitäjä

SchoolDay LLC, 7222597

850 New Burton Road
Suite 201
Dover DE 19904

https://schoolday.com

Tietosuojavastaava

Juha Engman, puh. +358 44 753 2990, info@schoolday.com

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään SchoolDay LLC:n (jäljempänä ”Yhtiö”) asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden edustajien henkilötietoja.

Mitä henkilötietoja keräämme ja miksi?

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on Yhtiön olemassa olevien asiakkaiden osalta erityisesti asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietoja käsitellään lisäksi Yhtiön tuotteiden ja palveluiden myyntiä ja suoramarkkinointia sekä Yhtiön tiedottamistoimintaa varten.

Potentiaalisia asiakkaita koskevien henkilötietojen käyttötarkoituksena on Yhtiön palveluita ja tuotteita koskeva suoramarkkinointi ja muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen.

Käsittelyperuste on tapauksesta riippuen Yhtiön käyttötarkoituksiin perustuva oikeutettu etu, erityisesti markkinointi, ja asiakkaiden osalta sopimussuhde Yhtiöön.

Käsiteltävät henkilötiedot

Yhtiö käsittelee asiakasrekisterissään seuraavia asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaidensa edustajien henkilötietoja:

• nimi, sukupuoli, syntymäaika ja titteli;
• yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite);
• yrityksen nimi, y-tunnus ja osoitetiedot ja
• asiakkuuteen liittyvät tiedot (käyttäjätunnus, tiedot palvelujen tilauksista ja käytöstä, laskutustiedot)
• henkilön itsensä antamat luokittelutiedot (esim. päätöksentekorooli – IT-asiantuntija tai liiketoimintapäättäjä).

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään (esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse tai Yhtiön omistamien tai ylläpitämien online-kanavien kautta) sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä tiedoista.

Henkilötietoja voidaan saada myös ulkopuolisilta markkinointipalveluntarjoajilta ja Yhtiön järjestämien tapahtumien osallistujatiedoista. Henkilötietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Siirrot ja luovutukset

Henkilötietojasi voidaan siirtää Yhtiön myynti- ja markkinointiyhteistyökumppaneille, jotka voivat käsitellä henkilötietojasi vain Yhtiön lukuun suoritettavia markkinointitoimenpiteitä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Siirrämme tietyissä tapauksissa henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti seuraaville tahoille: Jos olet esim. ladannut materiaalia, ilmoittautunut tapahtumaan tai tehnyt yhteydenottopyynnön verkkosivuiltamme (www.schoolday.com), jossa käytämme MailChimp, Inc.:n USA:ssa sijaitsevaa palvelualustaa ja tältä osin siirtoperuste on Privacy Shield (lisätietoja https://www.privacyshield.gov/welcome).

Säilytysaika

Asiakkaiden henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kahden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhtiön sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttää pidempää säilytysaikaa.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy edellyttäen, että rekisteröity ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin voidaan kuitenkin säilyttää tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhtiön sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhtiölle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit mutta sallia kirjeitse lähetettävät markkinointiviestit).

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhtiön käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhtiön oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhtiölle, Yhtiö käsittelee kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhtiö voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhtiö ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietoturva

Pääsy henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on rajattu ohjelmallisesti tai fyysisesti siten, että tietojasi käsittelevät ja voivat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävien suorittamiseksi se on tarpeen.

Kaikki yhtiömme työasemat on suojattu ajantasaisin käyttöjärjestelmin ja tietoturvaohjelmistoin. Tällä pyrimme varmistumaan siitä, että tietosi ovat suojattuja myös silloin kun niitä käsitellään paikallisesti.

Edellytämme alihankkijoiltamme vähintään vastaavaa tietoturvajärjestelyiden tasoa kuin mitä itse noudatamme.

EVÄSTEET JA MUU VERKKOSIVUJEN KÄYTÖN SEURANTA

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Jotta sivut ja palvelut toimivat oikealla tavalla, tulee sinun sallia evästeiden käyttö. Alla on kerrottu tarkemmin, mihin tarkoituksiin evästeitä keräämme ja miten voit itse vaikuttaa evästeiden hallintaan.

MITÄ EVÄSTEET OVAT?

Evästeiden kautta voidaan seurata kiinnostuksesi kohteita sen perusteella, millä internetsivustoilla olet käynyt ja mitä olet sivuilla katsonut. Käytännössä evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka käyttämäsi internetselain tallentaa laitteellesi. Nämä evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla selaimesi tunnistetaan. Tietoja kerätään vierailtujen sivujen perusteella, eivätkä evästeet itsessään sisällä henkilötietoja.

SIVUSTON EVÄSTEET

Käytämme evästeitä seurataksemme ja analysoidaksemme sivujemme käyttöä. Evästeiden kautta keräämme tietoa muun muassa siitä, kuinka moni käyttää palveluitamme, kauanko sivuillamme vietetään aikaa ja mitä sivuiltamme etsitään. Evästeet kertovat myös sen, miltä internet-sivuilta olet tullut School Dayn sivuille ja mihin siirryt sivuilta. Tietoa käytetään tuotteidemme ja palveluidemme kehittämiseen.

KOLMANSIEN OSAPUOLTEN EVÄSTEET

School Dayn sivustoilla on myös kolmannen osapuolen evästeitä, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että School Dayn yhteistyökumppanit voivat asettaa evästeitä koneellesi kun käyt yrityksemme verkkosivuilla. Hankimme näiltä palveluntarjoajilta muun muassa raportointi- ja analytiikkatyökaluja joiden kautta saatua tietoa hyödynnämme myös omassa toiminnassamme. Palveluissamme on käytössä myös niin sanottuja yhteisöliitännäisiä kuten Facebook, Twitter, LinkedIn ja Instagram. Mikäli olet sallinut evästeiden käytön yhteisöliitännäisten palveluissa, on mahdollista, että nämä palveluntarjoajat keräävät vastaavalla tavalla tietoja asioinnistasi School Dayn sivuilla.

EVÄSTEIDEN POISTAMINEN JA KÄYTÖN ESTÄMINEN

Voit itse vaikuttaa siihen, mitä evästeitä päätelaitteellesi saa asentaa. Käytännössä voit tehdä tämän oman selaimesi asetusten kautta. Voit estää evästeiden käytön kokonaan, mutta tällöin et välttämättä pysty käyttämään kaikkia sivuja ja palveluita tarkoitetulla tavalla. Evästeet on kuitenkin mahdollista poistaa säännöllisin väliajoin, jolloin sinusta ei pystytä luomaan pitkäaikaista käyttäjäprofiilia, kun sen luominen joudutaan aloittamaan alusta pohjatietojen puuttuessa. Kolmas vaihtoehto on rajoittaa evästeiden käyttöä siten, että rajaat esimerkiksi kolmansien osapuolten käyttämät evästeet pois sallittujen listalta.